Gepersonaliseerd e-mailbericht samenvoegen

Eén van mijn taken als docent is ingeleverd werk van studenten van een reactie voorzien. Ik noem het perse even reactie en niet feedback, het gaat hier immers om de techniek die ik hanteer. Wat ik uiteindelijk wil bewerkstelligen is dat elke student op hetzelfde moment een gepersonaliseerd e-mailbericht samengevoegd krijgt met daarin mijn notities. Hoe ik dát door gebruik te maken van Excel, Word en Outlook doe, leg ik uit in deze blogpost.

AVG

De namen van de studenten zijn verzonnen, inclusief de gebruikte studentnummers.

 

 

Excel

Zelf gebruik ik Microsoft Excel 2016 en via ons studentenregistratiesysteem Alluris kan ik een export maken van de klas waarvan ik het werk van een reactie wil voorzien. Dàt geëxporteerde bestand lees ik vervolgens in in Excel. Daarna typ ik er twee kolommen bij ‘Ingeleverd’ en ‘Notitie’. (Het gemaakte bestand heb ik als download verderop in deze tekst beschikbaar gesteld.).

Uiteraard zijn alle gegevens verzonnen.

De opbouw van het bestand is zodanig dat de eerste rij de namen van de gegevens bevat, dit is erg belangrijk voor het daadwerkelijke samenvoegen. Door achter elke naam aan te geven of de student iets heeft ingeleverd én mijn notitie te beschrijven, verkrijg ik een compleet bestand. Normaliter kijk ik zo 200 studenten na en pas als ik daar mee klaar ben ga ik over naar de volgende stap, het maken van een standaard e-mailbericht middels Word.

Word

Start de tekstverwerker Microsoft Word en ga naar het onderdeel ‘Verzendlijsten’.

Hierna selecteer je in het lint ‘Adressen selecteren’ en vervolgens ‘bestaande lijst gebruiken’.

Vervolgens zoek ik het gemaakte Excelbestand op en open ik deze.

Hierna krijg ik het volgende scherm te zien waarin ik aan kan geven dat Word het blad van mijn Excelbestand moet gebruiken. Je ziet ook de optie ‘De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen’ automatisch aangevinkt staan.

Bevestig met Ok en hierna kun je aan de slag met het samenstellen van de e-mail. Ik kies ervoor om te beginnen met Beste en vervolgens kies ik in het lint ‘Samenvoegvelden invoegen‘ en daarna ‘Roepnaam‘.  Je ziet overigens in dat lijstje van samenvoegvelden de indeling van de kolommen terug zoals het Excelbestand ook is samengesteld.

Dus waar ik mijn samenvoegvelden wil hebben, selecteer ik deze. Via de optie ‘Voorbeeld van het resultaat’ laat Microsoft Word de gegevens uit het Excelbestand daadwerkelijk zien. 

Met de pijltjes kun je navigeren naar het volgende record en zo het volgende resultaat bekijken.

[su_box title=”Bronbestanden:” style=”soft”]

De beide bronbestanden zijn hieronder te downloaden. Let er op dat je beide bestanden downloadt aangezien het Worddocument gebruik maakt van het Excelbestand.

[/su_box]

Regels toevoegen (gevorderd)

Stel nu dat ik geen tekst had ingevuld bij ‘Notitie’ voor die studenten die geen bestand hadden ingeleverd. Dan wil ik een mail zodanig opgestellen dat de studenten die wel iets hebben ingeleverd mijn notitie krijgen te zien en de studenten die niets hebben ingeleverd een aansporing om alsnog het werkstuk in te leveren.

Dit kun je voor elkaar krijgen met de Als… Dan… Anders… regel. Hiermee kan ik een klein beetje programmeren om zo de juiste gegevens te tonen.

Ga met de cursor op de juiste plaats staan waar je de tekst wilt laten verschijnen. Selecteer vervolgens Regels en dan Als… Dan… Anders…

Hierna krijg je een scherm te zien waarin je het veld selecteert waarop Word zijn acties gaat baseren. Ik kies het veld Ingeleverd en vergelijk deze met het woord neeAls het veld dus ‘nee’ is dan wordt de tekst ‘Helaas heb ik geen werk van je ontvangen, wil je dit alsnog zo spoedig mogelijk inleveren?’ ingevoegd.

Ik klik op Ok.

Vervolgens kom ik terug in mijn Worddocument, hierna kies ik met de rechtermuisknop de optie Andere veldweergave.

Je ziet dan je tekst verschijnen met de code.

De laatste twee aanhalingstekens “” vul ik met de alternatieve tekst als het materiaal wel is ingeleverd.

In onderstaande schermafbeelding is dat te zien.

[su_box title=”Bronbestand:” style=”soft”]

[/su_box]

Samenvoegen naar een automatische E-mail

De laatste stap is het daadwerkelijke mailen. Voor de oplettende lezer, ik heb geen mailadressen in mijn Excelbestand staan. Dat klopt aangezien ik de interne mailserver rechtstreeks aanroep kan ik volstaan met het gebruiken van de nummers (studentnummers) en hen een mail sturen. De mailserver die ik ook gebruik zal dan automatisch @ipabo.nl achter het nummer plaatsen en de juiste student de juiste tekst sturen.

Het Worddocument is nog steeds geopend, ik ga naar het onderdeel ‘Verzendlijsten’ en kies in het lint voor ‘Voltooien en samenvoegen’ en vervolgens ‘E-mailberichten verzenden.’.

In het volgende venster kies ik het veld ‘Nummer’ (van mijn Excelbestand), geef de onderwerpregel aan en klik vervolgens op ‘Ok’. De mails worden samengesteld en via Outlook verzonden.

De studenten ontvangen allemaal tegelijk een mailtje waardoor ik voorkom dat de eerst nagekeken student al werk terugkrijgt terwijl de laatste student nog dagen moet wachten.

Nog 1 tip, als je standaard in Outlook gebruik maakt van een handtekening onder de e-mail, kopieer deze dan en plak die onder het Worddocument. Archiveer vervolgens je Worddocument en pak deze erbij als er weer een nieuw Excelbestand gevuld is met nieuwe notities en studentgegevens.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *